As metodologias de gerenciamento de projetos podem compartilhar conceitos semelhantes, mas as ferramentas de gerenciamento à disposição dos gerentes de projetos e portfólios podem variar muito.
Alguns projetos exigem análise profunda com dados em fases e gerenciamento de recursos . Outras tarefas podem ser mais diretas e a necessidade de rastrear dados precisos é menos premente.
É aí que entram diferentes ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Microsoft Project e o Microsoft 365 Planner.
O Microsoft Project é um grupo de excelentes aplicativos de agendamento de projetos para equipes de projeto de médio e grande porte. Por outro lado, o MS Planner é uma solução leve de gerenciamento de tarefas para pequenas equipes de projeto.
Ao escolher o software de gerenciamento de projetos a ser usado, há algumas coisas a serem lembradas. Nós vamos ajudá-lo a fazer a escolha certa.
Principais aplicativos de gerenciamento de tarefas e projetos da Microsoft
Hoje, mesmo os gerentes de projeto mais rígidos podem escolher uma solução de PM adequada ao seu tipo de gerenciamento. E, é claro, muitos deles recorrem ao ecossistema da Microsoft em busca de respostas.
Essas ferramentas geralmente são projetadas para ajudar um gerente de projeto a desenvolver um cronograma, atribuir recursos a tarefas, acompanhar o progresso, gerenciar um orçamento, analisar cargas de trabalho etc.
Mas quais ferramentas estão disponíveis na família Microsoft Project Management ?
O que é o Microsoft Project?
Comecemos pelo grupo de produtos mais significativo do universo Microsoft Project Management: o MS Project.
Este pacote de produtos oferece recursos como atribuição de tarefas, rastreamento de datas de vencimento, configuração de dependências e muito mais. O universo de gerenciamento de projetos da Microsoft inclui Project Online, Project para a Web e Project Desktop.
Mas qual a diferença entre esses produtos ? Podemos lançar alguma luz.
O que é o Projeto Online?
O Microsoft Project Online é uma solução baseada na Web para Microsoft 365, uma ferramenta online flexível para gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) e trabalho diário.
Ele permite que os gerentes de projeto criem planos e listas de tarefas, aloquem tarefas e agendem recursos, entre outras coisas. Os gerentes de portfólio também podem verificar uma visão geral de todos os seus projetos para monitorar o trabalho dos membros de sua equipe.
As vantagens do Project Online incluem o seguinte:
- Alinhamento e fortalecimento do portfólio de projetos , além de previsão aprimorada de gerenciamento de projetos.
- Maior visibilidade em todas as atividades do projeto.
- É necessária uma manutenção mínima de hardware.
- Ele vem com um serviço ativo que atualiza regularmente a funcionalidade.
- Ele permite aumentar o gerenciamento de recursos e detectar gargalos.
- Ele permite que você simplifique e padronize o gerenciamento de projetos.
- Ele pode ser facilmente integrado a outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como Jira, Microsoft Planner ou Azure DevOps , usando ferramentas de terceiros, como o PPM Express.
O que é o Project para a web?
O Project para a Web é uma solução de gerenciamento de projetos baseada em nuvem que permite criar e colaborar em projetos de equipe com rapidez e facilidade.
Os recursos notáveis do Project para a Web incluem grades, quadros (quadros Kanban) e linhas do tempo (exibições de canto de Gantt). Abaixo está uma lista detalhada das vantagens do Microsoft Project para a Web .
- Várias extensões estão disponíveis, incluindo integração simples com produtos Microsoft como Office 365, MS Teams, Power BI e SharePoint.
- É adequado para iniciantes e gerentes de projeto informais.
- Gráficos de Gantt e análise de caminho crítico são duas das ferramentas mais sofisticadas oferecidas pelo Microsoft Project para a Web.
- Gerenciamento de recursos e planejamento de capacidade são alguns dos melhores recursos do software.
- O Project para a Web oferece aos gerentes de projeto opções aprimoradas de gerenciamento e controle de projetos, incluindo agendamento de tarefas, atualizações de tarefas, quadros Kanban e ferramentas de colaboração.
O Project para a Web nos permite reimaginar o Microsoft Project . Em vez de reconstruí-lo recurso por recurso, podemos nos concentrar em fornecer recursos que atendam às necessidades em constante mudança do gerenciamento de trabalho.
O que é o aplicativo Project Desktop?
Com recursos semelhantes ao Project Online ou Project para a Web, o aplicativo da área de trabalho do Project atende a planos de projetos autônomos e organiza o trabalho em fases.
O Microsoft Project Desktop é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais extensas disponíveis. Seus benefícios incluem:
- Listas de tarefas e quadros de tarefas personalizados para ajudá-lo a planejar e gerenciar projetos.
- A facilidade de rastrear tarefas visualmente para melhorar o fluxo de trabalho.
- A opção de trabalhar com membros da equipe e partes interessadas para modificar e atualizar listas de tarefas, cronogramas de projetos e muito mais usando o Microsoft Teams .
- Ferramentas e exibições de agendamento familiares, como grade, quadro, linha do tempo e gráfico de Gantt .
O que é o Microsoft Planner?
O Microsoft Planner é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e colaboração em equipe que funciona com produtos Microsoft 365 como Outlook, OneDrive, OneNote, Microsoft 365 Groups, etc.
Ao contrário das soluções MS Project, o Microsoft Planner está disponível exclusivamente como software web para Windows e macOS e como aplicativo móvel para iOS e Android. Ele também pode se integrar ao Microsoft Teams para ajudá-lo a acompanhar as tarefas enquanto trabalha em um projeto de equipe.
A Microsoft quer que o Microsoft Planner e o To-Do estejam na frente e no centro de sua plataforma colaborativa, com a possibilidade de mesclar os dois aplicativos no futuro.
Algumas vantagens notáveis do Microsoft Planner são:
- Ele permite que você crie novos quadros Kanban com rapidez e eficiência.
- Ele ajuda você a planejar usando cartões de tarefa ricos em conteúdo contendo elementos como arquivos, etiquetas e datas de vencimento.
- Ele visualiza automaticamente o status da tarefa com gráficos de barra ou pizza.
- Ele combina tarefas do MS Planner e tarefas pendentes com ferramentas avançadas de colaboração usando o aplicativo Tarefas no Teams.
Quer saber qual aplicativo é mais adequado para o seu projeto? Os diferentes aplicativos de gerenciamento de tarefas da Microsoft são projetados para diferentes situações de projeto. As ferramentas do Planner e do Microsoft Project são criadas para projetos de equipe, mas é melhor usar um aplicativo de gerenciamento de tarefas pessoais como o To-Do se for apenas você.
Microsoft Planner vs. Project: qual vence?
O Microsoft Project e o Microsoft Planner são programas de gerenciamento e agendamento de projetos. Eles são, no entanto, usados de maneiras muito diferentes.
O MS Planner usa quadros Kanban para facilitar o gerenciamento de trabalhos em projetos ad hoc.
Embora o MS Project tenha as ferramentas mais abrangentes, com o PPM Express, você pode transformar o gerenciamento de projetos do Microsoft Planner em uma plataforma de gerenciamento de portfólio de projetos escalável.
O PPM Express é uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos online criada para simplificar a coordenação e integração de seus projetos do Microsoft Project Online, Project Desktop, Microsoft Planner, Jira Software, Monday.com, Smartsheet e Azure DevOps.
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Versão gratuita ou de teste
Todas as versões online do MS Project têm uma versão de teste de pelo menos 30 dias. Começando com o MS Project Online Project Plan 3, você pode obter todos os três aplicativos incluídos:
- Projeto para web.
- Projeto On-line.
- Cliente de área de trabalho do Project Online.
O MS Project Desktop, como solução autônoma, não tem uma avaliação, mas você pode obter uma chamada de demonstração com os parceiros da Microsoft.
Dica: o Microsoft Project Desktop é quase igual em funcionalidade ao Project Online Desktop Client, portanto, se você estiver procurando uma oportunidade de testar uma solução local da Microsoft, poderá obter uma versão online com o Project Plan 3 e testar seu aplicativo de área de trabalho.
No entanto, qualquer pessoa com um desses planos do Microsoft 365 tem acesso gratuito ao aplicativo Microsoft Planner: ele aparecerá na seção do aplicativo Office do seu painel. Você também pode obter uma avaliação de um mês para testar um plano do Microsoft 365 de sua escolha.
Produtos e preços
Ao decidir entre as ferramentas MS Planner e Project, é fundamental considerar as diferenças de preço. O Microsoft Planner é uma ferramenta gratuita que vem com uma assinatura do Microsoft 365. O Microsoft Project, por outro lado, é um grupo de ferramentas independentes com diferentes planos de preços:
- O Project Online é uma ferramenta baseada na Web disponível em um dos três planos:
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- Plano de projeto 1 – a partir de US$ 10 por usuário por mês.Plano de projeto 3 – a partir de US$ 30 por usuário por mês.
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- Plano de projeto 5 – a partir de $ 55 por usuário por mês.
- Três assinaturas estão disponíveis para o Project para a Web: Project Plans 1, 3 e 5 (os preços são semelhantes aos do Project Online). Você também pode usar uma versão mais leve do Project para a Web em uma licença do Office 365.
- O Microsoft Project Desktop, fornecido com uma licença de compra única por PC, custa de US$ 679,00 para a versão Standard a US$ 1.129,99 para a Professional.
A partir do Project Plan 3, você pode obter as versões Project Online, Project para a Web e MS Project Desktop por meio de licenças recorrentes em vez de uma compra única.
Se você já possui o Microsoft 365, pode usar o MS Planner sem fazer pagamentos adicionais. Mas se não, aqui estão as opções do Microsoft 365 a serem consideradas:
- Microsoft 365 Business Basic – US$ 6,00 por mês por usuário (assinatura anual com renovação automática).
- Microsoft 365 Business Apps para empresas – US$ 8,25 por mês por usuário (assinatura anual com renovação automática).
- Microsoft 365 Business Standard – US$ 12,50 por mês por usuário (assinatura anual com renovação automática).
- Microsoft 365 Business Premium – $ 22,00 por mês por usuário (assinatura anual com renovação automática).
O Microsoft Planner também permite adicionar pessoas sem uma licença do Microsoft 365 ao seu plano. Como resultado, esta é uma opção menos dispendiosa do que o Microsoft Project, mas uma ferramenta menos sofisticada.
Interface e experiência do usuário
O UX para produtos do Microsoft Project é mais complicado do que o MS Planner, portanto, usá-lo efetivamente pode exigir algum tempo de integração.
A exibição do gráfico de Gantt é a exibição padrão no MS Project. No lado esquerdo da tela está uma tabela de dados e no lado direito está um gráfico de barras de Gantt.
A barra divisora separa cada seção e pode ser movida para tornar cada lado maior. Um gráfico de Gantt tem linhas, colunas e células como uma planilha do Excel. O gráfico de barras de Gantt exibe graficamente o cronograma do seu projeto .
A interface do Project Online (Project Web App ou PWA) compreende três áreas principais: Início rápido, Faixa de opções e Área de exibição de conteúdo.
- O Quick Launch lista as principais exibições e páginas que você pode acessar. Você pode clicar nesses links para navegar para diferentes áreas do programa.
- A faixa de opções é a barra de ferramentas que você usa para executar ações no que está atualmente na área de exibição de conteúdo. Várias guias na faixa de opções podem permitir que você alterne entre diferentes conjuntos de ações. Cada guia contém grupos de botões relacionados que você pode usar para interagir com o conteúdo da página.
- A área de exibição de conteúdo contém informações sobre seus portfólios, projetos e tarefas. Esse é o foco principal de cada página e é onde você insere e revisa os dados.
Há três modos de exibição principais disponíveis no Project para a Web:
- A exibição em Grade é baseada em uma estrutura de detalhamento de trabalho tradicional, exibindo tarefas e subtarefas.
- A exibição do quadro suporta métodos ágeis e Kanban, com uma interface semelhante ao Microsoft Planner.
- A exibição Timeline renderiza tarefas e dependências como um gráfico de Gantt interativo.
Você pode acessar o MS Project Online e o Project para a Web por meio do navegador ou de um aplicativo do Windows, mas o suporte para dispositivos móveis e macOS só está disponível por meio de aplicativos de terceiros.
O Microsoft Planner é substancialmente mais simples de usar do que os produtos do Microsoft Project. Um concorrente do Trello e do Asana, ele usa baldes, quadros e painéis para apresentar tarefas pendentes, seus proprietários e detalhes associados de maneira organizada.
Por ser um software recém-projetado, sua interface de usuário foi construída com um conceito de local de trabalho moderno em mente. O MS Planner pode ser acessado por navegador e aplicativo móvel.
Recursos de colaboração
Os recursos de colaboração nos produtos MS Project podem ser divididos entre desktop e online.
O Project Online e o Project para a Web permitem que os membros da equipe colaborem e registrem o tempo em suas tarefas alocadas na nuvem.
Possui todos os recursos baseados em nuvem para uma colaboração eficiente: coordenar quadros de horários, criar e atribuir tarefas, adicionar informações sobre problemas e riscos do projeto, armazenar e trabalhar em documentos do projeto, vincular problemas, riscos e documentos a tarefas específicas, etc.
Por outro lado, a versão do Microsoft Project Desktop costuma ser limitada porque os arquivos MPP são gerenciados inteiramente pelo gerente do projeto ou por uma pequena equipe, com apenas membros selecionados da equipe tendo acesso às atualizações.
No entanto, o MS Planner é conhecido por seu design amigável como parte de um ambiente colaborativo maior. Os membros da equipe podem lidar com suas tarefas e baldes sem um gerente de projeto central.
Depois de criar um plano, você pode usar o Outlook para se comunicar, o SharePoint para trocar arquivos essenciais e o OneNote para fazer anotações, entre outras coisas. O Microsoft Planner também funciona bem com o Teams e você pode adicionar o bate-papo do Teams ao seu grupo do Outlook.
Ágil
Os produtos Microsoft Planner e Project oferecem suporte ao gerenciamento ágil de projetos. O Microsoft Planner auxilia prontamente uma abordagem ágil com seu quadro de projeto, designs de tarefas, baldes, etc.
Com ferramentas de sprint integradas , o MS Project pode ser facilmente ajustado para oferecer suporte ao ágil.
Fundido com MS Planner e OneNote, o Microsoft Project pode cobrir quase todos os processos ágeis.
Variedade de configurações
Os produtos Microsoft Planner e Project podem ser modificados de maneiras exclusivas. O Microsoft Project permite que você crie exibições e filtros personalizados e adicione campos personalizados às suas tarefas.
Por outro lado, o MS Planner vem com uma seleção limitada de campos que ainda precisam ser personalizados.
O Microsoft Project é, portanto, sua melhor aposta se você deseja mais configurações. Qualquer outra coisa que você adicionar a uma atribuição do Microsoft Planner irá para a área Descrição ou Comentários.
Nível de detalhes do projeto
Os produtos Microsoft Project, com ferramentas e recursos abrangentes, são desenvolvidos para trabalhos mais detalhados do que o leve MS Planner. No Microsoft Planner, você e sua equipe podem criar planos, atribuir tarefas, conversar sobre tarefas e ver gráficos do progresso de sua equipe.
Se o gerenciamento de seu projeto exigir recursos como campos personalizados, linhas de base, monitoramento de recursos, planejamento de capacidade ou geração de relatórios, recomendamos as opções do Microsoft Project. Além disso, se você deseja rastrear dependências ou recursos ou um pouco mais de complexidade, os produtos do Microsoft Project funcionam melhor do que o MS Planner.
O MS Project Online é a única solução para criar um portfólio de projetos em que os gerentes de portfólio podem examinar todos os projetos para ver em que as pessoas estão trabalhando.
Sinta-se à vontade para testar ambas as opções com sua equipe para decidir o que melhor se adapta ao seu local de trabalho.
Recursos de relatórios
Os recursos de relatório no MS Project devem ser considerados de dois lados: as versões para desktop e online.
Se estiver usando o Project Online, quais ferramentas você pode usar para exibir e criar relatórios? Você tem várias opções:
- Exemplos de relatórios no Project Web App que vêm incluídos para fornecer ideias para relatórios básicos:
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- Painel de visão geral do projeto, fornecendo informações de alto nível sobre projetos, incluindo datas de início e término, riscos, problemas e tarefas.
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- Visão geral do projeto, fornecendo informações de alto nível sobre projetos, como rastreamento de conclusão, número de atribuições e número de tarefas.
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- Visão geral dos recursos, fornecendo informações de alto nível sobre os projetos, incluindo o número de horas trabalhadas e diversas tarefas por recurso.
- Recursos de BI do Excel que incluem gráficos, tabelas e exibições.
- Relatórios no aplicativo Project Desktop.
- Power BI para visualizações e insights de dados.
Relatórios na área de trabalho do MS Project: vem com relatórios e painéis predefinidos para verificar o desempenho geral do projeto de diferentes pontos de vista. Todos eles estão localizados na guia Relatório.
Existem algumas opções para escolher:
- Relatórios do painel para analisar quantas tarefas foram concluídas, o que resta a ser feito, o status atual do custo de seu projeto e suas tarefas de nível superior e o andamento da conclusão.
- Relatórios de recursos para entender o status do trabalho de todos os recursos superalocados, mostrando o trabalho restante real e o status do trabalho de todas as pessoas.
- Relatórios de custo mostrando os custos e custos cumulativos por trimestre, o custo e o valor agregado, variação e índices de desempenho ao longo do tempo, comparando custos e cronogramas com uma linha de base para determinar se seu projeto está no caminho certo.
- Relatórios de andamento que consolidam todas as tarefas estritamente agendadas listadas como críticas no caminho crítico do seu projeto, todas as tarefas que foram iniciadas ou concluídas após as datas agendadas e as tarefas que estão atrasadas.
Além disso, se um relatório predefinido não atender às suas necessidades, você pode usar um dos modelos de relatório para criar seus relatórios de projeto. O último recurso permite que você exporte para um arquivo do Excel e personalize-o como quiser
A função básica de relatório do MS Planner foi criada em torno de um painel simples com status de tarefa, prioridade, gráficos de divisão de estágio e alinhamento de tarefas dos membros.
Portanto, o MS Project tem uma gama mais significativa de opções de relatórios do que o MS Planner.
Gráfico de Gannt
No MS Project Desktop e no Project Online (PWA), a exibição do gráfico de Gantt é a exibição padrão para novos projetos.
Isso significa que você pode listar cada uma das tarefas do seu projeto na parte da grade no lado esquerdo da exibição do gráfico de Gantt e organizá-las em uma hierarquia de tarefas e subtarefas resumidas. Você também pode vincular tarefas para mostrar dependências de tarefas.
Além disso, os seguintes recursos estão disponíveis no gráfico de Gantt do MS Project:
- Aumente e diminua o zoom.
- Altere a cor, a forma ou o padrão das barras de Gantt.
- Crie um novo tipo de barra de Gantt, como uma que mostre tarefas disponíveis, atrasadas ou atrasadas.
- Adicione texto às barras de Gantt.
- Exibir nomes de tarefas para barras de Gantt individuais em uma barra de tarefas de resumo.
- Altere a altura das barras de Gantt.
- Altere a aparência das linhas de link entre as barras de Gantt.
O Project para a Web tem seu próprio gráfico de Gantt chamado Timeline. Há também uma ferramenta exclusiva e amplamente personalizável, o Roadmap , onde um gerente de projeto pode adicionar ou remover projetos, filtrar e coorte de dados.
Você pode aproveitar as oportunidades de colaboração nos roteiros ao:
- Criar uma visão dos projetos de sua organização e coordená-los para atingir seus objetivos de negócios.
- Conectando-se diretamente a projetos de vários sistemas na organização, permitindo que cada equipe use as ferramentas que se adequam ao seu estilo de trabalho.
- Acompanhe rapidamente os status de todas as fases e marcos para detectar áreas problemáticas com antecedência.
- Trabalhar em conjunto criando um novo grupo de partes interessadas ou compartilhando sua estratégia com um grupo existente do Microsoft 365.
O gráfico de Gantt não está disponível no Microsoft Planner. Mas nós sabemos como resolver este problema .
Planejamento de Recursos Empresariais
O Enterprise Resource Planning (ERP) visa organizar tarefas e prazos previstos. Os produtos do Microsoft Project são excelentes ferramentas para isso.
O Microsoft Project é uma boa opção para ERP, projetado para receber tarefas e tempos de conclusão e atribuí-los aos membros da equipe diretamente no aplicativo.
Por outro lado, o MS Planner carece de recursos como linha do tempo ou gráficos de Gantt, portanto não é a melhor ferramenta para isso.
Qual ferramenta de gerenciamento de tarefas da Microsoft escolher?
Os diferentes grupos de ferramentas do Microsoft Project e do Microsoft Planner têm diferenças consideráveis.
Ao avaliar os recursos de cada instrumento em termos de custo, utilização da equipe e parâmetros de planejamento do projeto, você pode determinar qual deles funcionará melhor para você.
O Microsoft Planner foi projetado para equipes ad hoc como uma plataforma centralizada para colaboração em equipe. Por outro lado, os produtos do Microsoft Project são ferramentas mais complexas que usam agendamento em fases e são adequadas para equipes de médio e grande porte.
Além disso, plataformas de PPM como o PPM Express podem ajudá-lo a conectar todas as suas soluções de PM para visualizar todo o seu portfólio. Experimente o PPM Express para gerenciamento de portfólio integrado hoje.