Embora muitas empresas de construção ainda usem planilhas e caixas de sapatos para gerenciar seus projetos e acompanhar os volumes de detalhes que entram em um único trabalho, o uso de software de gerenciamento de projetos específico do setor está se tornando mais prevalente. Uma razão para isso é que mais fornecedores de software de construção estão desenvolvendo módulos integrados de gerenciamento de projetos para competir com os principais sistemas de gerenciamento de projetos independentes.
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A questão é: como sua empresa se beneficiará ao investir em software de gerenciamento de projetos de construção?
O software de gerenciamento de projetos oferece muitos benefícios para empresas de construção, incluindo relatórios de nível executivo para um único trabalho ou em todos os projetos, administração de campo, como rastreamento de lista de pendências e registros de relatórios diários, gerenciamento de pedidos de alteração e gerenciamento de pedidos de compra. No entanto, este artigo abordará três recursos principais do software de gerenciamento de projetos que oferecem grandes benefícios: padronização de processos, controle de documentos e controle de custos.
Padronização de Processos
O software de gerenciamento de projetos fornece um método padronizado de gerenciamento de trabalhos. Isso agiliza cada etapa da execução do projeto, torna mais fácil para os novos funcionários aprenderem sobre o seu sistema e permite que a equipe do projeto passe de um trabalho para outro com uma curva de aprendizado mínima e tempo de aceleração rápido. A padronização de formulários de gerenciamento de projetos (como RFIs, envios, transmissões, solicitações de mudança e cartas comerciais) também fornece uma aparência consistente a todos os seus documentos, o que apresenta sua empresa de maneira profissional e contribui para o reconhecimento de sua marca.
Controle de documento
O uso de planilhas e documentos de processamento de texto para sua documentação e correspondência de gerenciamento de projetos é inerentemente falho porque essas ferramentas desconectadas não fornecem um único repositório de dados para informações do projeto. Em vez disso, os registros geralmente são mantidos nos discos rígidos locais dos gerentes de projeto ou espalhados pela rede da empresa.
O software de gerenciamento de projetos não apenas fornece uma fonte única para todos os documentos do projeto, mas também fornece um método sistemático para documentar, rastrear e acompanhar questões críticas. Ter uma única fonte de armazenamento de dados fornece visibilidade dos detalhes importantes necessários para tomar decisões de negócios lucrativas. Documentos vitais do projeto nunca são perdidos ou extraviados e as trilhas de auditoria normalmente identificam quem criou ou modificou um documento e onde ele está no processo de gerenciamento ou aprovação do projeto.
Controle de custo
Gerenciar custos em um projeto é a chave para proteger o lucro. O software de gerenciamento de projetos fornece dados de custos em tempo real que ajudam você a tomar decisões lucrativas em seus trabalhos. O status de orçamentos, contratos, pedidos de alteração e muito mais estão disponíveis com um clique do mouse para avaliação instantânea. Isso também fornece um sistema de alerta antecipado para problemas como custos excessivos e problemas de agendamento, o que permite que você tome medidas corretivas quando necessário.
Embora suas planilhas e sistemas de processamento de texto possam ser confortáveis e familiares, eles podem não ser o método mais lucrativo para gerenciamento de projetos e, na verdade, podem estar corroendo suas receitas. Se você optar por implementar uma solução autônoma para gerenciar seus projetos ou um módulo complementar que faça parte de seu software de contabilidade de construção, os benefícios de mudar para um método padronizado de gerenciamento de trabalhos valem a pena de exigir o uso de tal sistema . Padronização de processos, controle de documentos e controle de custos são apenas o começo. Muitos outros benefícios serão obtidos quando você padronizar um método sistemático de gerenciamento de cargos.